Подавляющее большинство пользователей офисного оборудования обращают внимание лишь на некоторые функциональные характеристики приобретаемой техники, забывая о многих существенных деталях, которые в дальнейшем способны существенно осложнить им жизнь.
Автор Павел Милосердов
 

Как правило, людей интересует наличие функций копирования, печати, сканирования и факса. Не менее важными считаются параметры производительности и стоимость оборудования. Однако 90% пользователей напрочь забывают о необходимости замены расходных материалов и вспоминают об этом только тогда, когда пробный картридж, рассчитанный на 500-1500 отпечатков, вдруг резко заканчивается.

Не секрет, что в сегменте многофункциональной техники формата А4 малой и средней производительности цена на картриджи зачастую может быть сопоставима со стоимостью оборудования. Именно поэтому необходимость замены ресурсных деталей становится для многих весьма неприятным сюрпризом, особенно если тонер заканчивается в три раза быстрее запланированного.

Амортизация оборудования

Так что же необходимо учитывать при расчете затрат на печать? Каждое офисное многофункциональное устройство имеет свой ресурс. Его обычно определяет производитель по результатам специальных тестов. Есть несколько показателей, которые должны быть известны пользователю.

Во-первых, узнайте рекомендованный объем копирования/печати в месяц. Обычно для моделей малой и средней производительности он равен емкости одного тонер-картриджа. Затем умножьте данное значение на 60 месяцев эксплуатации. Получившейся результат покажет Вам штатную загрузку аппарата, при которой он может и обязан отработать пять лет.

Во-вторых, поинтересуйтесь, какой максимальный объем копирования/печати в месяц поддерживает приглянувшаяся Вам техника. Этот параметр обозначает максимальную нагрузку, которую аппарат периодически способен выдержать без ущерба для своих эксплуатационных характеристик. Обычно он равен удвоенному рекомендованному объему печати в месяц.

В-третьих, необходимо выяснить пиковую нагрузку. Этот ресурс производитель, как правило, заявляет в рекламных материалах. Разумеется, эксплуатация техники в режиме пиковой загрузки существенно снижает срок её жизни, а потому ресурс в данном случае следует рассчитывать лишь на год-два эксплуатации техники.

 

Одно из самых конкурентоспособных устройств на рынке производства Ricoh 

Расходные материалы

В зависимости от базовой конструкции аппарата в качестве расходных материалов могут служить принт-картриджи, либо раздельный тонер-картридж и блок барабана. Первая конструкция больше характерна для МФУ на базе принтеров, вторая – для МФУ на базе копировальных аппаратов. Принт-картриджи способны выдержать большие нагрузки, однако, при этом расчетный ресурс тонера там меньше, а стоимость в расчете на один отпечаток гораздо выше, чем у системы из раздельного тонер-картриджа и блока барабана.

Подобное положение вещей толкает пользователей на применение совместимых расходных материалов. В результате стоимость отпечатка снижается, но его качество , конечно же, оставляет желать лучшего. Вдобавок может потребоваться дополнительное сервисное обслуживание, поскольку совместимые расходные материалы сильнее загрязняют внутренности аппарата. При этом, наверняка, потребуются специальные нештатные манипуляции по сбросу счетчиков аппарата, что сразу же отменяет гарантию производителя.

Ресурсные детали

Эксплуатация любых печатных устройств во многом подобна эксплуатации автомобилей – помимо масла и фильтров необходимо менять тормозные колодки, амортизаторы, рычаги, шаровые опоры и подшипники.

В любом МФУ или принтере есть такие детали – шестеренки, валы, нагревательные элементы печки и т.д. Они должны меняться в зависимости от пробега аппарата, а значит, их стоимость также необходимо учитывать в общей стоимости владения техникой. Крайне важно учесть, что эти детали может поменять только квалифицированный сервисный инженер.

Сервис

Периодическое сервисное обслуживание необходимо даже той технике, в которой меняется принт-картридж. А если в аппарате используется раздельная система, то сервисное обслуживание становится жизненной необходимостью.

Существует несколько вариантов сервисного обслуживания:

1. Разовые вызовы

Их вклад в стоимость отпечатка можно учесть, разделив оплату за несколько разовых вызовов на суммарный объем печати в год.

2. Сервисный контракт «Только работа»

Как правило, это ежемесячное сервисное обслуживание и профилактика техники. Поэтому вклад в общую стоимость владения учитывается как стоимость годового сервисного контракта, деленное на годовой объем печати.

3. Сервисный контракт «Работа + запчасти»

Как правило, включает в себя стоимость работы сервисного инженера и ресурсных запасных частей. В этом случае из расчета полной стоимости владения МФУ исключается стоимость ресурсных деталей, т.к. она учитывается в рамках сервисного контракта.

4. Сервисный контракт «Все включено»

Включает в себя работу сервисного инженера, стоимость ресурсных деталей и расходных материалов. В этом случае из расчета полной стоимости владения МФУ исключается не только стоимость ресурсных деталей, но и стоимость расходных материалов, т.к. она учитывается в рамках сервисного контракта. Однако оборотной стороной экономии становится необходимость оплаты минимального гарантированного объема печати в месяц.

Что еще важно учесть при расчете затрат на печать?

МФУ является частью информационной системы компании и подключается в качестве периферийного устройства к рабочей станции или в локальную сеть. В первом случае пользователь получает оборудование в безраздельное пользование, и системный администратор не в состоянии дистанционно контролировать устройство, а также устранять проблемы в случае их возникновения. Поэтому он тратит дополнительное время, чтобы физически устранить неисправность, либо диагностировать ее непосредственно на чужом рабочем месте.

В случае сетевого подключения и наличии специальных утилит или использовании стандартных протоколов отслеживания состояния МФУ, системный администратор может не только дистанционно отслеживать состояние аппарата и устранять немеханические неисправности, но и в состоянии контролировать объемы печати. Это экономит время сотрудника и, как следствие, затраты на печать.

Попробуем рассчитать себестоимость отпечатка. В качестве примера возьмём наиболее популярный сегмент МФУ формата А4 для малого и среднего офиса. Все аппараты примерно равны по техническим характеристикам. Они различаются лишь пиковыми нагрузками в месяц:

  • для принт-картриджных аппаратов они выше – от 12 до 50 тыс. отпечатков в месяц
  • для аппаратов с раздельным тонер-картриджем и барабаном ниже – от 12 до 30 тыс. отпечатков в месяц.

Стоимость аппаратов варьируется от 8 до 54 тыс. рублей. А расчетная себестоимость по расходным материалам (тонер и барабан или принт-картридж) от 1,42 руб. до 0,26 руб. за отпечаток.

При этом полная стоимость без учета сервиса и бумаги варьируется от 1,46 руб. до 0,43 руб. за отпечаток. Что интересно – самый дорогой аппарат Ricoh Aficio MP 301 SPF в действительности обходится пользователю дешевле всего, если использовать его с полной нагрузкой.

Вообще, в качестве основного параметра при выборе аппарата, необходимо учитывать режим его эксплуатации. Если Вы печатаете немного, то Вам вполне подойдет принт-картриджная технология. Однако если объем загрузки оборудования превышает 3000 отпечатков в месяц, то стоит присмотреться к профессиональной технике и специальным предложениям дистрибьюторов.